1. Generelle bestemmelser
1.1 Denne politik, der omhandler vores behandling af personoplysninger, herefter kaldet ”Persondatapolitik” beskriver, hvordan Proshop a/s indsamler og behandler oplysninger om dig.
1.2 Denne persondatapolitik gælder kun for privatkunder.
1.3 Persondatapolitikken finder dog anvendelse for erhvervskunder i det omfang, vi i den forbindelse behandler personoplysninger.
1.4 Denne persondatapolitik gælder for alle personoplysninger, du afgiver til os, eller som vi indsamler via vores hjemmeside, www.keepsmart.dk, herefter kaldet ”hjemmesiden”.
1.5 Proshop a/s er dataansvarlig for de personoplysninger, vi indsamler om dig. Al henvendelse til os skal ske igennem de supplerede kontaktoplysninger under pkt. 8.
2. Indsamling af personoplysninger
2.1 Hvilke personoplysninger indsamler vi?
2.1.1 Når du besøger vores hjemmeside, indsamler vi automatisk oplysninger om dig, såsom hvilken browser du bruger, hvilke søgetermer du bruger på hjemmesiden, hvilke varer du klikker på, IP-adresse og informationer om din computer.
2.1.2 Når du køber et produkt på vores hjemmeside, registrerer vi derudover følgende personoplysninger: Navn, adresse, e-mailadresse, telefonnummer, IP-adresse samt oplysninger om, hvilke produkter du køber og eventuelt returnerer.
2.1.3 Når du besøger vores hjemmeside og køber et produkt, indsamler vi data om din købshistorik, samt data om din adfærd på vores hjemmeside, til brug for onlinemarkedsføring samt målrettet markedsføring gennem vores nyhedsbreve.
2.2 Hvilke formål tjener personoplysningerne?
2.2.1 Personoplysningerne under pkt. 2.1.1 benytter vi til at forbedre købsoplevelsen og hjemmesiden, til at optimere konvertering og til at foretage målrettet markedsføring.
2.2.2 Personoplysninger under pkt. 2.1.2 benytter vi til at kunne levere købte produkter til dig, for at kunne opfylde vores reklamationsforpligtelser og for at kunne opfylde vores bogføringsmæssige forpligtelser.
2.2.3 Hvis du har takket ja til at modtage nyhedsbreve, benytter vi personoplysninger under pkt. 2.1.3 til at foretage onlinemarkedsføring samt målrettet markedsføring i form af individualiserede nyhedsbreve, baseret på din købshistorik og websiteadfærd.
2.3 Hvad er grundlaget for behandlingen?
2.3.1 Indsamlingen af personoplysninger, som nævnt i pkt. 2.1.1, er nødvendig for at vi kan varetage vores interesser i at forbedre hjemmesiden, samt for at vi kan tilbyde dig relevante tilbud.
2.3.2 Indsamlingen af personoplysninger, som nævnt i pkt. 2.1.2, er nødvendig for at vi kan opfylde den med dig indgåede købskontrakt. IP-adresser indsamler vi for at kunne forhindre svig.
2.4 Hvor lagres dine personoplysninger?
2.4.1 Personoplysninger lagres på vores sikre servere. Nogle personoplysninger videregives til tredjemand. Visse af disse tredjemænd er databehandlere, som opbevarer og behandler personoplysninger på Proshop a/s’ vegne i henhold til denne datapolitik og i henhold til de databehandleraftaler, der er indgået med respektive databehandlere. Alle persondata opbevares og behandles i henhold til den gældende lovgivning om beskyttelse af persondata.
2.5 Hvordan indsamles dine personoplysninger?
2.5.1 Personoplysninger indsamles primært ved oprettelse af kundekonti og gennemførelse af køb.
2.5.2 Derudover indsamles personoplysninger på hjemmesiden, blandt andet ved hjælp af cookies, se pkt. 7 herom i denne persondatapolitik.
2.5.3 Proshop a/s modtager ikke personoplysninger om dig fra andre virksomheder i andre tilfælde, end hvor dette følger af dataportabilitet på din opfordring.
3. Brug af databehandlere og dataansvarlige
3.1 Vi benytter os af eksterne virksomheder til blandt andet at assistere den tekniske drift af hjemmesiden samt til udførelse af målrettet markedsføring, herunder retargeting, bedømmelse af købsforløb og forbedringer af hjemmesiden. Visse af disse eksterne virksomheder er selvstændige dataansvarlige for de data, der bliver videregivet hertil. Grundlaget for denne videregivelse er en interesseafvejning af hhv. Keepsmart ApS interesser og brugerens interesser. Dette indebærer, at persondata ikke videregives, hvis kundens interesser overstiger Keepsmart ApS. Derudover har Keepsmart ApS indgået aftaler om videregivelse af data til eksterne virksomheder med det formål at opfylde kontrakten. Det kunne eksempelvis være PostNord i forhold til levering og DBK ved dropshipment aftale.
3.2 Andre af disse eksterne virksomheder er databehandlere underlagt vores instruks. De behandler data på vegne af os og Keepsmart ApS er derfor ansvarlige for, at databehandlerne ikke anvender data, som de får fra os til andet end opfyldelse af den med os indgåede aftale. Alle vores databehandlere har indgået skriftlige databehandleraftaler med os, hvori der er fastsat retningslinjer for, hvad de må og ikke må benytte de overførte data til.
3.3 En af disse databehandlere, Google Analytics v/ Google Inc, er etableret i USA, og de fornødne garantier for overførsel af oplysninger til USA er sikret gennem databehandlerens certificering under EU-U.S. Privacy Shield. En kopi af certificeringen kan findes her.
Facebook Inc. er også lokaliseret i USA, og en kopi af deres certificering kan findes her.
3.4 Med henblik på at forbedre købsprocessen benyttes den oplyste e-mailadresse til udsendelse af en separat e-mail med en opfordring om at anmelde Proshop a/s og det anvendte fragtfirmas købs- og leveringsydelse.
4. Dine rettigheder
4.1 Vi ønsker i videst muligt omfang at skabe åbenhed omkring vores behandling af dine personoplysninger, og i den forbindelse skal vi som dataansvarlig oplyse dig om dine rettigheder.
4.2 Dokumentation
4.2.1 Som led i vores bestræbelser på at højne det generelle datasikkerhedsniveau kræver vi dokumentation, førend vi behandler en henvendelse, hvori du gør brug af de i pkt. 4.3-4.9 nævnte rettigheder.
4.2.2 Ved henvendelse til Proshop a/s om sletning af persondata skal du igennem en identifikationsproces, før personoplysningerne slettes. Dette indebærer, at der vil blive tilsendt en pdf, som du bedes underskrive personligt og derefter returnere enten i fysisk form eller som indscannet dokument.
Det indscannede dokument sendes til info@keepsmart ApS. Alternativt kan et fysisk underskrevet dokument fremsendes til nedenstående adresse:
KeepSmart Aps
Rye Byvej 15
4281 Gørlev
Danmark
info@keepsmart.dk
4.2.3 Vedrører henvendelsen de andre rettigheder som nævnt nedenfor, vil det være tilstrækkeligt, om der sendes en anmodning fra den registrerede e-mailadresse. Henvendelsen bør sendes på e-mail til info@Keepsmart.dk. Såfremt den oprindeligt tilknyttede e-mailadresse ikke længere er i behold, henvises til dokumentationskravet i pkt. 4.2.2.
4.3 Indsigtsretten
4.3.1 Du er til enhver tid berettiget til at anmode os om, hvilke personoplysninger vi har registreret om dig, hvilket formål behandlingen tjener samt hvilke databehandlere, vi i forbindelse med behandlingen benytter.
4.3.2 Denne ret kan udøves ved at generere en automatisk rapport. Dette gøres ved at kontakte Keepsmart ApS, som vil sende en mail med dine personlige oplysninger til dig.
4.4 Retten til berigtigelse
4.4.1 Du har ret til at få urigtige personoplysninger om dig selv berigtiget af os. Såfremt du bliver opmærksom på, at der er fejl i de oplysninger, vi har registreret om dig, opfordres du til at rette skriftlig henvendelse til os, så oplysningerne kan blive korrigeret.
4.4.2 Oplysninger, vi har indsamlet i forbindelse med din oprettelse af en kundekonto, har du selv mulighed for at korrigere via login til din kundekonto under punktet ”Log ind”.
4.4.3 Vedrørende dokumentation henvises til pkt. 4.2.
4.5 Retten til sletning
4.5.1 I visse tilfælde har du ret til at få dine personoplysninger slettet af os. I det omfang dine oplysninger er nødvendige, eksempelvis for at kunne overholde vores bogføringsmæssige forpligtelser, er vi ikke forpligtede til at slette dine personoplysninger. Det samme gælder, hvis oplysningerne skal bruges til at gøre et retskrav gældende eller forsvare mod et sådant.
4.5.2 Hvis du ønsker at udøve din ret til sletning, bedes du sende en mail til GDPR@proshop.com, hvori du oplyser dit kundenummer. Hvis det er påkrævet, kan vi på bede dig om at sende supplerende oplysninger eller dokumentation. Vedrørende dokumentation henvises til pkt. 4.2.
4.5.3 Vedrørende automatisk sletning se pkt. 5.
4.6 Retten til at begrænse behandlingen til opbevaring
4.6.1 I visse tilfælde har du ret til at få begrænset behandlingen af dine personoplysninger til kun at bestå af opbevaring, eksempelvis hvis du mener, de oplysninger vi behandler om dig ikke er korrekte.
4.7 Retten til dataportabilitet
4.7.1 Du har ret til at få dine personoplysninger udleveret i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og har ret til at overføre disse oplysninger til en anden dataansvarlig, når vi indsamler dine personoplysninger i forbindelse med, at du køber et produkt af os.
4.7.2 Vedrørende dokumentation henvises til pkt. 4.2.
4.8 Retten til indsigelse
4.8.1 Du kan til enhver tid gøre indsigelse mod vores behandling af dine personoplysninger, som vi indsamler til brug for at forbedre funktioner på hjemmesiden og opbygningen heraf, hvis du har særlige grunde hertil.
4.8.2 Såfremt vi ikke kan påvise lovlige grunde til at fortsætte behandlingen, er vi ikke længere berettigede til at behandle dine personoplysninger.
4.8.3 Vedrørende dokumentation henvises til pkt. 4.2.
4.9 Retten til at tilbagekalde samtykke
4.9.1 Du har til enhver tid ret til at tilbagekalde dit samtykke i forbindelse med din tilmelding til vores nyhedsbrev.
4.9.2 Vedrørende dokumentation henvises til pkt. 4.2.
4.10 Retten til at klage
4.10.1 Du har til enhver tid ret til at indgive en klage til Datatilsynet,
5. Sletning af persondata
5.1 Personoplysninger, som vi registrerer om dig igennem vores hjemmeside, opbevares som udgangspunkt i 5 år, såfremt der ikke er aktivitet på kontoen. Ved aktivitet menes, at der bliver foretaget et køb, ændret oplysninger eller logget ind. Kundekonto bliver således udelukkende slettet, såfremt kontoen har været inaktiv i 5 år.
5.2 Alle fakturaer opbevares i 5 år fra udgangen af regnskabsåret i overensstemmelse med bogføringsloven. Efter 5 år anonymiseres alle fakturaer.
5.3 Alle købsoplysninger slettes automatisk efter 5 år.
5.4 Oplysninger, som vi har indsamlet i forbindelse med, at du har givet dit samtykke til, at vi må sende dig nyhedsbreve, slettes, hvis du tilbagekalder dit samtykke, jf. pkt. 4.8.
5a. Underretningsmails
5a.1. Ved tilmelding til Proshop a/s ”Modtag notifikation”- service indsamler og opbevarer vi alene kundens e-mailadresse. Formålet med behandlingen er, at vi kan sende en underretning umiddelbart inden, produktet frigives til salg på vores hjemmeside.
5a.2. Grundlaget for databehandlingen er samtykke, hvilket gives i forbindelse med tilmeldingen. Dette kan tilbagekaldes ved at kunden sender en e-mail til info@keepsmart.dk, hvori kunden bedes oplyse os om sit ønske.
5a.3. Opbevaringen varer indtil kunden har modtaget underretningsbeskeden, hvorefter personoplysningerne slettes automatisk.
5a.4. Eventuelle andre af kundens personoplysninger behandles af Proshops øvrige persondatapolitik og dermed uafhængigt af nærværende afsnit.
6. Datasikkerhed
6.1 Vi har implementeret passende tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at personoplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes, ændres eller forringes samt mod, at de kommer til uvedkommendes kendskab eller misbruges.
6.2 I forbindelse med implementeringen af de organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger har vi fastsat retningslinjer for, hvilke medarbejdere der har adgang til dine data, således at kun de medarbejdere, der nødvendigvis må tilgå dine data, har adgang til disse.
7. Cookies
7.1Hvad er en cookie?
En cookie er en lille datafil, som bliver gemt på din computer, tablet eller mobiltelefon. En cookie er ikke et program, der kan indeholde skadelige programmer eller virus.
7.2 Hjemmesidens brug af cookies
Cookies er nødvendige for at få hjemmesiden til at fungere. Cookies hjælper os desuden med at få overblik over dit besøg på hjemmesiden, så vi løbende kan optimere og målrette hjemmesiden til dine behov og interesser. Cookies husker f.eks., hvad du har lagt i en eventuel indkøbskurv, om du tidligere har besøgt siden, om du er logget ind og hvilket sprog og valuta, du gerne vil have vist på hjemmesiden. Vi bruger også cookies til at målrette vores annoncer over for dig på andre hjemmesider. Helt overordnet anvendes cookies således som del af vores service til at vise indhold, der er så relevant som muligt for dig.
7.3 Hvor længe opbevares cookies?
Det er varierende, hvor længe cookies opbevares på dit udstyr. Tiden regnes fra den seneste gang, du var inden på hjemmesiden. Efter udløb vil cookies automatisk blive slettet. Du kan se en fuldendt liste nedenfor.
7.4 Sådan afviser eller sletter du dine cookies
Du kan altid afvise cookies på din computer, tablet eller telefon ved at ændre indstillingerne i din browser. Hvor du finder indstillingerne afhænger af, hvilken browser du anvender. Du skal dog være opmærksom på, at hvis du gør det, er der mange funktioner og services, du ikke kan bruge, fordi de forudsætter, at hjemmesiden kan huske de valg, du foretager.
Du kan fravælge cookies fra Google Analytics her.
7.5 Sletning af cookies
Cookies som du tidligere har accepteret, kan efterfølgende slettes nemt. Benytter du en PC med en nyere browser, kan du slette dine cookies ved at bruge genvejstasterne: CTRL + SHIFT + Delete.
Virker genvejstasterne ikke, og/eller benytter du en MAC, skal du starte med at finde ud af, hvilken browser du bruger og herefter klikke på det relevante link:
- Internet Explorer
- Mozilla Firefox
- Google Chrome
- Opera
- Safari
- Flash cookies
- Apple
- Android
- Windows 7
Husk: Bruger du flere Internet-browsere, skal du slette cookies i dem alle.
7.6 Har du spørgsmål?
Har du kommentarer eller spørgsmål i forbindelse med vores information og/eller behandling af personlige oplysninger, er du velkommen til at kontakte os. Selve cookiedeklarationen bliver opdateret hver måned af Cookie Information og hvis du har nogen spørgsmål til den, så kan du skrive til info@cookieinformation.com.
8. Kontaktoplysninger
8.1 Proshop a/s er dataansvarlig for de persondata, som indsamles via hjemmesiden.
8.2 Hvis du har spørgsmål eller bemærkninger til denne Persondatapolitik, kan du kontakte:
KeepSmart Aps
Rye Byvej 15
4281 Gørlev
Danmark
email: info@keepsmart.dk
9. Ændringer i persondatapolitikken
9.1 Vi er til enhver tid berettigede til at foretage ændringer i denne persondatapolitik. Det vil altid fremgå i punkt 10, hvornår persondatapolitikken senest er opdateret.
9.2 Såfremt du ikke kan acceptere den ændrede politik, har du ikke mulighed for at fortsætte brugen af hjemmesiden.
10. Versioner
10.1 Denne persondatapolitik er senest opdateret september 2020.